Unsere Prinzipien

Verhaltenskodex / Code of conduct

Prinzipien und Regeln unseres Handelns

Das Erscheinungsbild der KOLB Group in der Öffentlichkeit wird wesentlich geprägt durch das Auftreten und Verhalten jeder einzelnen Mitarbeiterin und jedes einzelnen Mitarbeiters. Dieser Verhaltenskodex enthält die grundlegenden Prinzipien und Regeln für unser Handeln innerhalb unserer Unternehmensgruppe und in Beziehung zu unseren Kunden und externen Partnern sowie der Öffentlichkeit. Er bildet somit den Rahmen, innerhalb dessen wir als Unternehmen und als Mitarbeiter Entscheidungen treffen.
Der Verhaltenskodex hat für die KOLB Group eine zentrale Bedeutung. Er gilt für alle unsere Gesellschaften:
HANS KOLB Wellpappe GmbH & Co. KG
HANS KOLB Papierfabrik GmbH & Co. KG
Gebr. KNAUER GmbH + Co. KG
a. Rechtmäßiges Verhalten Das Befolgen von Gesetzen ist für die KOLB Group oberstes Gebot. Jeder Mitarbeiter hat die gesetzlichen Vorschriften derjenigen Rechtsordnung einzuhalten, in deren Rahmen er handelt. Gesetzesverstöße müssen unter allen Umständen vermieden werden. Jeder Mitarbeiter muss im Falle eines Verstoßes – unabhängig von den im Gesetz vorgesehenen Sanktionen – wegen der Verletzung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten mit disziplinarischen Konsequenzen rechnen. b. Gegenseitiger Respekt, Ehrlichkeit und Integrität, Arbeitsbedingungen Wir respektieren die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen. Wir arbeiten zusammen mit Mitarbeitern und externen Geschäftspartnern unterschiedlicher Nationalität, ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Kultur, Religion und Weltanschauung. Wir dulden keine Diskriminierung, weder unter diesen Gesichtspunkten noch wegen des Geschlechts, der sexuellen Identität, des Alters oder einer Behinderung. Wir dulden ebenso wenig körperliche Bestrafung und persönliche Beleidigungen, wie physische, sexuelle, psychische oder verbale Belästigungen oder Missbrauch. Wir sind offen und ehrlich und stehen zu unserer Verantwortung. Wir sind zuverlässige Partner und machen nur Zusagen, die wir einhalten können. Wir erwarten von unseren Mitarbeitern, sich redlich zu verhalten. Wir bieten faire Anstellungsbedingungen, zahlen angemessene Vergütungen und berücksichtigen bei betrieblichen Maßnahmen die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Wir akzeptieren keine Form von Kinder- und Zwangsarbeit. c. Verantwortung für das Ansehen der KOLB Group Das Ansehen der KOLB Group wird wesentlich geprägt durch das Auftreten, Handeln und Verhalten jedes Einzelnen unserer Belegschaft. Gesetzwidriges oder unangemessenes Verhalten auch nur eines Mitarbeiters kann dem Unternehmen bereits erheblichen Schaden zufügen. Jeder Mitarbeiter ist gehalten, auf das Ansehen der KOLB Group zu achten, dieses zu erhalten und zu fördern. d. Führung, Verantwortung, Aufsicht Integrität und Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sowie der internen Regelungen der KOLB Group beginnen in der Führung des Unternehmens. Jede Führungskraft trägt die Verantwortung für ihre Mitarbeiter. Sie muss sich Anerkennung durch vorbildliches persönliches Verhalten, Leistung, Offenheit, Verlässlichkeit und soziale Kompetenz erwerben. Hierzu gehört auch, dass die Führungskraft die Bedeutung korrekten Verhaltens im Geschäftsalltag stets thematisiert und hervorhebt und selbst mit integrem und regelkonformem Beispiel vorangeht. Führungskräfte setzen klare, ehrgeizige und realistische Ziele und halten sich selbst beispielhaft daran. Sie führen durch Vertrauen und räumen ihren Mitarbeitern so viel Eigenverantwortung und Handlungsfreiheit wie möglich ein. Sie fordern und fördern ihre Mitarbeiter. Gleichzeitig machen sie ihren Mitarbeitern klar, dass die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien der KOLB Group unter allen Umständen und zu jedem Zeitpunkt oberste Priorität hat. Die Führungskraft ist auch bei Unklarheiten, was die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen betrifft, bei Fragen oder beruflichen und persönlichen Sorgen für ihre Mitarbeiter ansprechbar. Die Verantwortung der Führungskraft entbindet jedoch die Mitarbeiter nicht von ihrer eigenen Verantwortung. Wir verpflichten uns: Zum respektvollen Umgang miteinander Zu Verlässlichkeit und Aufrichtigkeit Zu Offenheit und Kritikfähigkeit Zu einem kooperativen Führungsstil Zu klaren, schnellen Entscheidungen im vorgegebenen Rahmen Damit schaffen wir die Basis für Eigenverantwortung, Initiative, Engagement und gemeinsamen unternehmerischen Erfolg! Jede Führungskraft hat Organisations- und Aufsichtspflichten zu erfüllen. Sie ist dafür verantwortlich, dass im jeweiligen Verantwortungsbereich keine Verstöße gegen Gesetze, interne Richtlinien oder diesen Verhaltenskodex der KOLB Group geschehen, die durch angemessene Aufsicht hätten verhindert oder erschwert werden können. Auch bei Delegation einzelner Aufgaben behält die Führungskraft die Verantwortung.

a. Beachtung des Wettbewerbs- und Kartellrechts
Der Staat schützt über Wettbewerbs- und Kartellgesetze den fairen Wettbewerb. Verstöße gegen diese Vorschriften sind mit empfindlichen Strafen belegt. Sie treffen auch den Mitarbeiter, der gegen diese Gesetze verstößt. Jeder Mitarbeiter ist daher verpflichtet, sämtliche Regeln des fairen Wettbewerbs und der Kartellvermeidung einzuhalten. Jede Form der wettbewerbsverzerrenden Absprache mit Wettbewerbern, etwa im Hinblick auf Preise und Kapazitäten, ist verboten. Dasselbe gilt natürlich für Absprachen mit Wettbewerbern über einen Wettbewerbsverzicht, über die Abgabe von Scheinangeboten, etc.

b. Anbieten und Gewähren von Vorteilen
Aufträge gewinnen wir auf faire Weise über Qualität und Preis unserer Produkte und Leistungen und nicht dadurch, dass wir Anderen unzulässige Vorteile bieten.
Kein Mitarbeiter darf Amtsträgern oder Geschäftspartnern im Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit – direkt oder indirekt – unberechtigte Vorteile, welcher Art auch immer, anbieten oder gewähren. Es dürfen weder Geldzahlungen noch andere Leistungen getätigt werden, um Entscheidungen zu beeinflussen oder einen ungerechtfertigten Vorteil zu erlangen. Jede Zuwendung muss mit den geltenden Gesetzen und den internen Richtlinien im Einklang stehen.
Werbegeschenke an Mitarbeiter von Geschäftspartnern müssen danach ausgewählt werden, dass beim Empfänger jeglicher Anschein von Unredlichkeit und Inkorrektheit vermieden wird. Sie dürfen nicht gewährt werden, wenn sie als Versuch verstanden werden können, einen Amtsträger oder einen Geschäftspartner zu beeinflussen, um daraus Vorteile für die KOLB Group zu erzielen.

c. Fordern und Annehmen von Vorteilen
Kein Mitarbeiter darf seine dienstliche Stellung dazu benutzen, Vorteile zu verlangen, anzunehmen, sich zu verschaffen oder zu sagen zu lassen. Hierzu gehört nicht die Annahme von Gelegenheitsgeschenken von symbolischen Wert oder Essens- beziehungsweise Veranstaltungseinladungen, wenn Anlass und Umfang der Einladung angemessen sind und die Ablehnung der Einladung dem Gebot der Höflichkeit widersprechen würde.

Mitarbeiter dürfen von Firmen oder Personen, mit denen eine geschäftliche Verbindung besteht, weder Geschenke noch andere Vorteile annehmen, deren Wert übliche geringfügige Aufmerksamkeiten überschreitet.

d. Besondere Regeln für die Vergabe von Aufträgen
Wer sich um einen Auftrag bewirbt, erwartet von uns eine faire und unvoreingenommene Prüfung seines Angebots. Lieferanten sind allein auf wettbewerblicher Basis auszuwählen nach Abgleich von Qualität, Leistung, Preis und Eignung der angebotenen Produkte und Dienstleistungen.

e. Spenden
Als verantwortliches Mitglied der Gesellschaft gewährt die KOLB Group Geld- und Sachspenden für Bildung und Wissenschaft, Kultur sowie gemeinnützige und soziale Projekte. Nicht erlaubt sind Spenden an Einzelpersonen, gewinnorientierte Organisationen und Organisationen, deren Ziele nicht mit denjenigen der KOLB Group vereinbar sind. Spendenzahlungen auf private Konten sind nicht gestattet.

Spenden müssen transparent sein, d.h. der Empfänger der Spende und die konkrete Verwendung durch den Empfänger müssen bekannt sein. Spenden sollen steuerlich abzugsfähig sein. Spendengesuche unterliegen grundsätzlich der Entscheidung der Geschäftsführung.

Es ist erklärtes Ziel der KOLB Group, nur Geschäftsbeziehungen mit seriösen Kunden, Beratern und Geschäftspartnern zu unterhalten, deren Geschäftstätigkeit in Einklang mit gesetzlichen Vorschriften steht und deren Finanzmittel legitimen Ursprungs sind. Alle Mitarbeiter sind zur strikten Befolgung der Gesetze zur Geldwäschebekämpfung verpflichtet. Verdächtiges Verhalten von Kunden, Beratern oder Geschäftspartnern ist zu melden. Alle anwendbaren Vorschriften zur Aufzeichnung und Buchführung bei Bar- und anderen Transaktionen sowie Verträgen sind einzuhalten.
Die KOLB Group befolgt alle Exportkontroll- und Zollgesetze sowie –vorschriften, die in den jeweiligen Ländern gelten, in denen wir tätig sind. Solche Regelungen können Anwendung finden in Zusammenhang mit direkten oder indirekten Exporten oder Importen aus oder in sanktionierte Länder oder im Zusammenhang mit Dritten, gegen die zum Beispiel Verdachtsmomente im Hinblick auf die nationale Sicherheit bestehen oder die an kriminellen Aktivitäten beteiligt sind. Verstöße gegen diese Vorschriften und Gesetze können zu drastischen Strafen führen, bis hin zum Ausschluss von vereinfachten Import- und Exportverfahren, also zur Unterbrechung der nahtlosen Lieferkette. Alle Mitarbeiter, die mit Ein- und Ausfuhr von Waren und Dienstleistungen zu tun haben, sind zur Einhaltung aller geltenden Wirtschaftssanktions-, Exportkontroll- und Importgesetze und –Bestimmungen sowie aller durch ihre Geschäftstätigkeit bedingten Richtlinien und Prozesse verpflichtet.
Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, ihre Geschäftsentscheidungen im besten Interesse der KOLB Group und nicht auf Basis persönlicher Interessen zu treffen. Zur Vermeidung von Interessens- oder Loyalitätskonflikten gelten die folgenden Regeln: a. Offenlegungspflicht Jeder Mitarbeiter hat jedes persönliche Interesse (einschließlich von Familienangehörigen oder engen persönlichen Freunden), das im Zusammenhang mit der Durchführung seiner dienstlichen Aufgaben bestehen könnte, seiner Führungskraft mitzuteilen. Versuche von Geschäftspartnern durch Zuwendungen an Mitarbeiter der KOLB Group, deren Familienangehörige oder enge persönliche Freunde, diese zu beeinflussen, sind unverzüglich zu melden. b. Transparente Auftragsvergabe Kein Mitarbeiter darf Familienangehörigen oder engen persönlichen Freunden ohne vorherige schriftliche Zustimmung der zuständigen Führungskraft einen Auftrag erteilen oder veranlassen, dass ein solcher erteilt wird. c. Private Beauftragung von Geschäftspartnern der KOLB Group Kein Mitarbeiter darf private Aufträge von Firmen ausführen lassen, mit denen er in seiner geschäftlichen Tätigkeit für die KOLB Group zu tun hat, wenn ihm hierdurch marktunübliche Vorteile entstehen könnten. Dies gilt insbesondere, wenn der Mitarbeiter auf die Beauftragung der Firma durch die KOLB Group direkt oder indirekt Einfluss hat oder Einfluss nehmen kann oder wenn er mit der Abwicklung von Aufträgen durch diese Firma dienstlich befasst ist. d. Einsatz von Mitarbeitern der KOLB Group für private Zwecke Es ist unzulässig, dass Führungskräfte unter Missbrauch ihrer Weisungsbefugnis die Arbeitsleistung von Mitarbeitern zu privaten Zwecken einsetzen. e. Wettbewerbsverbot Ein Mitarbeiter darf kein Unternehmen führen oder für ein Unternehmen arbeiten, das mit der KOLB Group ganz oder teilweise im Wettbewerb steht. Er darf keinen mit der KKOLB Group konkurrierenden Aktivitäten nachgehen. f. Beteiligung an Drittunternehmen Nicht gestattet ist zudem die unmittelbare oder mittelbare Beteiligung an einem nicht börsennotierten Unternehmen, das mit der KOLB Group ganz oder teilweise im Wettbewerb steht. Eine vorherige schriftliche Erlaubnis ist erforderlich bei einer Beteiligung an einem Unternehmen, das Geschäftspartner der KOLB Group ist. Die Erlaubnis wird von der Geschäftsführung erteilt und in der Personalakte dokumentiert. Die Erlaubnis wird nicht erteilt oder kann wieder entzogen werden, wenn der Mitarbeiter mit dem jeweiligen Unternehmen dienstlich befasst ist. Eine Beteiligung durch nahe Angehörige an einem Wettbewerbsunternehmen oder einem anderen der vorgeschriebenen Unternehmen ist vom Mitarbeiter, wenn dadurch Interessen des Unternehmens beeinträchtigt werden können, der Personalabteilung schriftlich mitzuteilen und ist in der Personalakte zu dokumentieren. Ausgenommen von den obigen Regelungen sind Beteiligungen an börsennotierten Unternehmen sowie in Form von Aktienfonds oder ähnlichen Veranlagungen, bei denen der Anleger im Regelfall über die einzelnen Aktienbeteiligungen gar nicht informiert ist.

a. Aufzeichnungen und Berichte
Zur offenen und effektiven Zusammenarbeit gehört eine korrekte und wahrheitsgetreue Berichterstattung. Das gilt gleichermaßen für das Verhältnis zur Geschäftsführung, Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern sowie zur Öffentlichkeit und staatlichen Stellen.

Alle Aufzeichnungen und Berichte, die intern angefertigt oder nach außen gegeben werden, müssen korrekt und wahrheitsgetreu sein. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung müssen Datenerfassungen und andere Aufzeichnungen stets vollständig, richtig, zeit- und systemgerecht sein. Das Gebot zu wahrheitsgemäßen Angaben gilt auch für Spesen- und Reisekostenabrechnungen.

b. Verschwiegenheit
Jeder Mitarbeiter wahrt Verschwiegenheit über interne Angelegenheiten des Unternehmens, die nicht öffentlich bekannt gegeben worden sind. Dazu gehören zum Beispiel Einzelheiten, die die Organisation des Unternehmens und seiner Einrichtungen betreffen, sowie Geschäfts-, Fabrikations- und Entwicklungsvorgänge, Projekte und Zahlen des internen Berichtswesens.

Nicht öffentliche Informationen von oder über Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter, Berater, Agenten und andere Dritte müssen ebenfalls gemäß den rechtlichen und vertraglichen Anforderungen geschützt werden. Insbesondere ist es keinem Mitarbeiter gestattet, ohne Einwilligung seiner Führungskraft Aufzeichnungen, Dateien, Bild- und Tondokumente oder Vervielfältigungen anzufertigen, wenn dies nicht unmittelbar durch die berufliche Tätigkeit bedingt ist.

Die Verpflichtung, Verschwiegenheit zu wahren, gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiter.

c. Datenschutz und Datensicherheit
Zugang zum Intranet und Internet, weltweiter elektronischer Informationsaustausch und Dialog sowie elektronische Geschäftsabwicklung sind entscheidende Voraussetzungen für die Effektivität jedes Einzelnen von uns und für den Geschäftserfolg insgesamt. Die Vorteile der elektronischen Kommunikation sind aber verbunden mit Risiken für den Persönlichkeitsschutz und die Sicherheit von Daten. Die wirksame Vorsorge gegen diese Risiken ist ein wichtiger Bestandteil des IT-Managements, der Führungsaufgabe und auch des Verhaltens jedes Einzelnen.

Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus müssen personenbezogene Daten sicher aufbewahrt werden und dürfen nur unter Anwendung der gebotenen Vorsichtsmaßnahmen übertragen werden. Bei der Datenqualität und bei der technischen Absicherung vor unberechtigtem Zugriff muss ein hoher Standard gewährleistet sein. Die Verwendung von Daten muss für die Betroffenen transparent sein, ihre Rechte auf Auskunft und Berichtigung und gegebenenfalls auf Widerspruch, Sperrung und Löschung sind zu wahren.

Die KOLB Group verfügt in seinen Büros und Betriebsstätten über zahlreiche Anlagen und Einrichtungen wie Computer, Kopierer, Software, Maschinen, Werkzeuge und sonstige Arbeitsmittel. Diese dürfen ausschließlich für Unternehmenszwecke und nicht zum persönlichen Nutzen verwendet werden. Ausnahmen erfordern eine Genehmigung durch die Geschäftsleitung.
Der Schutz der Umwelt, die Schonung ihrer natürlichen Ressourcen, der effiziente Einsatz von Energie sowie Sicherheit am Arbeitsplatz und Gesundheitsschutz sind für uns Unternehmensziele von hoher Priorität. Ein integriertes Managementsystem setzt dafür hohe Standards und sorgt für die Einhaltung der Gesetze. Bereits bei der Entwicklung unserer Produkte sind umweltfreundliche Gestaltung und technische Sicherheit feste Zielgrößen. Jeder Mitarbeiter muss an einer beispielgebenden Leistung auf dem Gebiet des Umweltschutzes und der Arbeitssicherheit mitarbeiten. Insbesondere werden Mitarbeiter dazu angehalten, alle vernünftigen Möglichkeiten der Prozessoptimierung auszuschöpfen, um damit den Verbrauch von Energie und Rohstoffen in der Produktion zu reduzieren und gleichzeitig die Emissionen zu begrenzen. Das Verantwortungsbewusstsein für die Umwelt, den Energieeinsatz und die Arbeitssicherheit auf allen Ebenen auszubauen und zu fördern, ist eine ständige Führungsaufgabe. Jeder Einzelne trägt eine Mitverantwortung, die KOLB Group in ihrem Bemühen, sichere Arbeitsbedingungen zu schaffen, zu unterstützen. Das Arbeitsumfeld muss den Anforderungen einer gesundheitsorientierten Gestaltung entsprechen. Jeder Mitarbeiter muss der Arbeitssicherheit seine ständige Aufmerksamkeit widmen.
Jeder Mitarbeiter hat das Recht, gegenüber seiner Führungskraft, der Personalabteilung oder der Geschäftsführung eine persönliche Beschwerde vorzubringen oder auf Umstände hinzuweisen, die auf die Verletzung des Verhaltenskodex schließen lassen; dies kann auch anonym geschehen. Die Angelegenheit wird gründlich untersucht. Soweit erforderlich, werden entsprechende Maßnahmen ergriffen. Jeder Hinweis wird im Rahmen der gesetzlichen Regelungen vertraulich behandelt. Hinweisgeber dürfen wegen ihres Hinweises keine ungerechtfertigten Nachteile erfahren. Mitteilungen, die hingegen in der Absicht erfolgen, Kollegen oder Führungskräfte falsch zu beschuldigen, werden nicht toleriert. Ein solches Verhalten stellt ebenfalls einen schweren Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex dar.
Bei Verstößen gegen diesen Verhaltenskodex wird das Unternehmen aktiv und ergreift angemessene Maßnahmen zur ordnungsgemäßen Klärung. Vorrangig wird das Unternehmen versuchen, die Angelegenheit zu regeln, indem betroffenen Mitarbeitern die Bedeutung der Werte erläutert wird um sie dadurch zu einer Verhaltensänderung zu bewegen. Möglich ist jedoch auch, bei Verstößen gegen diesen Verhaltenskodex arbeits- oder disziplinarrechtliche Maßnahmen im Rahmen der geltenden Regelungen durchzuführen. Die Geschäftsführung stellt die Funktionsfähigkeit dieses Verhaltenskodex dadurch sicher, dass die notwendigen Rahmenbedingungen geschaffen sowie die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.
Die Geschäftsführung fördert aktiv die breite Kommunikation des Verhaltenskodex und sorgt für seine nachhaltige Implementierung. Die Einhaltung der Gesetze und die Beachtung des Verhaltenskodex sind in allen organisatorischen Einheiten der KOLB Group regelmäßig zu kontrollieren.

Richtlinie für nachhaltige Beschaffung​

Die KOLB Group verpflichtet sich, seine Lieferanten gemäß den Vorgaben des KOLB-Verhaltenskodex sowie der eigenen Nachhaltigkeitsziele auszuwählen und zu lenken. Diese Richtlinie fasst die Verpflichtungen der KOLB Group in Bezug auf eine nachhaltige Beschaffung zusammen und definiert die Anforderungen an Lieferanten der KOLB Group hinsichtlich der Einhaltung von Umweltauflagen, sozialer Verantwortung, nachhaltiger Entwicklung und Unternehmensführung.

Diese Richtlinie gilt für alle Lieferanten, Dienstleister und deren Unterauftragnehmer.

Wir erkennen die zehn Grundprinzipien des UN Global Compact als wesentliche Grundsätze unseres unternehmerischen Handelns an.

Unsere Lieferanten und Dienstleister sollen sich in ihrem Verhaltensgrundsatz ebenso diesen zehn Prinzipien des UN Global Compact verpflichten:

  • 1. Lieferanten sollen den Schutz der internationalen Menschenrechte unterstützen und achten.
  • 2. Lieferanten sollen sicherstellen, dass sie sich nicht an Menschenrechtsverletzungen mitschuldig machen.
  • 3. Lieferanten sollen die Vereinigungsfreiheit und die wirksame Anerkennung des Rechts auf Kollektivverhandlungen wahren.
  • 4. Lieferanten sollen für die Beseitigung aller Formen von Zwangsarbeit eintreten.
  • 5. Lieferanten sollen für die Abschaffung von Kinderarbeit eintreten.
  • 6. Lieferanten sollen für die Beseitigung von Diskriminierung bei Anstellung und Erwerbstätigkeit eintreten.
  • 7. Lieferanten sollen im Umgang mit Umweltproblemen dem Vorsorgeprinzip folgen.
  • 8. Lieferanten sollen Initiativen ergreifen, um größeres Umweltbewusstsein zu fördern.
  • 9. Lieferanten sollen die Entwicklung und Verbreitung umweltfreundlicher Technologien beschleunigen.
  • 10. Lieferanten sollen gegen alle Arten der Korruption eintreten, einschließlich Erpressung und Bestechung.

Gerade als Hersteller von Verpackungen aus Papier und Karton sind wir in besonderem Maße einer ökologischen Kreislaufwirtschaft und einem nachhaltigen Einsatz von Ressourcen verpflichtet.

Bei dem Einkauf unserer wichtigsten Rohstoffe Papier und Karton stellen wir sicher, dass unsere Lieferanten kein Holz aus umstrittenen Quellen einsetzen und über eine zertifizierte Chain of Custody in Übereinstimmung mit international anerkannten Systemen wie FSC® oder PEFC™ verfügen. 

Darüber hinaus erwarten wir, dass unsere Lieferanten die einschlägigen nationalen und internationalen Umweltgesetze einhalten, einen effizienten Einsatz von Ressourcen sicherstellen, Abfall vermeiden und Recycling fördern sowie energieeffiziente Prozesse auf der Basis klimaschonender Energiekonzepte betreiben.

Die KOLB Group arbeitet nicht zusammen mit Lieferanten, die unsere Werte bezüglich sozialer Verantwortung nicht teilen. Im Besonderen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die Bereitstellung eines gesunden und sicheren Arbeitsumfelds, die Einhaltung von Menschenrechten, das Verbot von Kinder- und Zwangsarbeit, die Vereinigungsfreiheit und eine angemessene Bezahlung der Mitarbeitenden.

Die KOLB Group arbeitet mit einem langjährigen Lieferantenstamm zusammen, um Kontinuität in der Einkaufspolitik zu gewährleisten. Sowohl bei diesen als auch bei neuen Lieferanten prüfen wir neben der allgemeinen Firmenphilosophie vor allem auch die nachhaltige Geschäftspolitik gemäß aller Prinzipien dieser Richtlinie. Erfüllen Lieferanten diese Kriterien nicht oder liegen unlautere Geschäftsmethoden vor, werden diese nicht zugelassen oder scheiden aus dem Lieferantenkreis aus.

Die Kriterien für eine nachhaltige Beschaffung werden auch bei unserer Lieferantenbewertung berücksichtigt. Wir behalten es uns vor, im Falle von Verdachtsmomenten oder auch stichprobenartig die Einhaltung der Anforderungen beim Lieferanten zu überprüfen.

Diese Richtline für nachhaltige Beschaffung ist ein fester Bestandteil unserer Einkaufsbedingungen und unsere Lieferanten und Dienstleister verpflichten sich zu deren Einhaltung mit dem Vertragsabschluss.

Memmingen, April 2024

Alwin J. Kolb
Geschäftsführender Gesellschafter

Andreas Eyd
Geschäftsführer

Einkaufsbedingungen

Einkaufsbedingungen der Firma HANS KOLB Papierfabrik GmbH & Co. KG
(Stand August 2018)

1. Geltung

1.1. Unsere Einkaufsbedingungen gelten für alle Lieferungen, Leistungen und Angebote unserer Lieferanten ausschließlich; eine Auftragsbestätigung des Lieferanten mit anderen Bedingungen als diesen erkennen wir nicht an, auch wenn wir der Auftragsbestätigung nach Eingang nicht ausdrücklich wider-sprechen.

1.2. Unsere Bedingungen gelten auch für zukünftige Geschäfte mit dem Lieferanten.

2. Angebote, Bestellung, Bestätigung, Schriftform

2.1. Angebote sind uns gegenüber verbindlich und kostenlos abzugeben. Der Lieferant hat sie vertraulich zu behandeln. Der Lieferant ist an sein Angebot für einen Zeitraum von 12 Wochen ab Zugang des Angebots bei uns gebunden. Schweigen wir auf ein Angebot eines Lieferanten, gilt dies nicht als Zustimmung bzw. Annahme des Angebots.

2.2. Unsere Bestellungen sind nur wirksam, wenn sie schriftlich erfolgen oder schriftlich bestätigt werden (Email oder Fax reichen). Der Lieferant verpflichtet sich, den Auftrag binnen einer Woche zu bestätigen. Abweichungen von unserer Bestellung seitens des Lieferanten bedürfen unserer Zustimmung.

3. Preise, Zahlung

3.1. Die in der Bestellung ausgewiesenen Preise sind verbindliche Festpreise und schließen sämtliche Nebenkosten ein. Preiserhöhungen nach Vertragsab-schluss sind nicht wirksam. Sind in der Bestellung Preise nicht angegeben, so verpflichtet sich der Lieferant, die Preise unverzüglich mitzuteilen; verbindlich werden die Preise und unsere Bestellung in dem Fall erst mit unserer schriftlichen Bestätigung (Email oder Fax reichen). 

3.2. Die Zahlung erfolgt nach vollständig erbrachter Leistung und nach Rechnungseingang. Der Lieferant hat in der Rechnung sämtliche Bestelldaten anzugeben und die Rechnung per Post oder nach vorheriger Abstimmung unter Wahrung der steuerrechtlichen Anforderungen per Email zu übersenden.

3.3. Vorbehaltlich einer Sondervereinbarung erfolgt die Zahlung innerhalb von 14 Tagen mit 3 % Skonto, innerhalb von 30 Tagen netto. Die Zahlungen erfolgen durch Überweisung auf das Bankkonto des Lieferanten. Maßgebend für die fristgerechte Zahlung ist der Tag, an dem wir unsere Bank mit der Überweisung des Rechnungsbetrages beauftragen.

3.4. Der Preis versteht sich in Euro, sofern nicht schriftlich eine andere Währung vereinbart wird.

4. Lieferfristen

Die von uns genannten Liefertermine sind verbindlich. Vor Ablauf der Frist bzw. vor dem Termin sind wir nicht zur Annahme verpflichtet. Bei nicht fristgemäßer Lieferung hat der Lieferant uns unverzüglich zu informieren. Wir sind berechtigt, nachdem wir eine angemessene Nachfrist gesetzt haben, vom Vertrag zurückzutreten, auch dann, wenn der Lieferant die Verzögerung nicht zu vertreten hat. Weitergehende Ansprüche wegen Verzuges bleiben unberührt.

5. Höhere Gewalt

Höhere Gewalt, Arbeitskämpfe, unverschuldete Betriebsstörungen, Unruhen, behördliche Maßnahmen und andere unabwendbare Ereignisse berechtigen uns, nach Setzung einer angemessenen Nachfrist, ganz oder teilweise vom Vertrag zurückzutreten.

6. Versandbedingungen, Gefahrübergang – Dokumente

6.1. Die Lieferung hat, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart ist, frei Bestimmungsort zu erfolgen.

6.2. Die Gefahr geht, auch wenn Versendungskauf vereinbart ist, erst auf uns über, wenn uns die Ware an dem vereinbarten Bestimmungsort übergeben wird.

6.3. Der Lieferant ist verpflichtet, auf allen Versandpapieren und Lieferscheinen unsere Bestellnummer anzugeben. Für jede Lieferung ist uns auf Verlangen vorab eine spezifizierte Versandanzeige mit Angabe unserer Bestellnummer, unseres Bestelldatums, des Produktionswerks, der Lieferadresse, des Inhalts, der Verpackungsart, der Kolli-Nr. und des Gewichts zu übersenden.

6.4. Der Lieferant ist verpflichtet, Verpackungsmaterial und Transportbehelfe auf unser Verlangen auf seine Kosten wieder bei uns abzuholen.

6.5. Die Lieferung muss, sofern keine andere Vereinbarung getroffen worden ist, an die Warenannahme des von uns bezeichneten Werkes erfolgen. Erfolgt die Sendung ohne Lieferschein oder an die falsche Adresse, sind wir berechtigt, die Annahme zu verweigern.

6.6. Warenannahmezeiten

Montag – Donnerstag    7.00 – 16.00 Uhr
Freitag     7.00 – 11.00 Uhr

Abweichungen von diesen Zeiten müssen mit uns abgestimmt und genehmigt sein.

7. Liefermengen; Teilleistung

Die von uns angegebenen Liefermengen sind verbindlich. Mehr-, Minder- und Teillieferungen können durch uns zurückgewiesen werden. Im Fall von Teillieferungen sind wir auch berechtigt, den gelieferten Teil zu behalten und im Übrigen vom Vertrag zurücktreten.

8. Qualitätssicherung

Sofern zwischen uns und dem Lieferanten eine Qualitätssicherungsvereinbarung abgeschlossen wurde, ist diese uneingeschränkt verbindlich. Hiervon kann nur abgewichen werden, wenn wir dies vor Lieferung schriftlich bestätigt haben. Der Lieferant garantiert außerdem, dass er ein nach Art und Umfang geeignetes, dem neusten Stand von Wissenschaft und Technik entsprechendes Qualitätssicherungssystem unterhält, durchführt und dies dokumentiert. Wir sind zur jederzeitigen Prüfung berechtigt.

9. Lohnveredelung

Wenn der Lieferant für uns als Lohnveredeler tätig wird, hat er eine Wareneingangskontrolle der ihm zur Lohnveredelung gelieferten Ware durchzu-führen und uns über etwaige Mängel an der Ware vor Beginn der Lohnveredelung zu informieren sowie mit uns die weitere Vorgehensweise abzu-stimmen.

10. Auftragsweitergabe

Der Lieferant ist nicht befugt, ohne unsere vorherige schriftliche Zustimmung den Auftrag oder Teile des Auftrags durch Dritte ausführen zu lassen. Erteilen wir diese Zustimmung, bleibt der Lieferant dennoch für seine Vertragspflichten verantwortlich und haftet für den Dritten wie für eigenes Handeln.

11. Gewährleistung

11.1. Der Lieferant garantiert, dass die Ware die vereinbarte Beschaffenheit hat und den für ihren Vertrieb und ihre Verwendung geltenden nationalen und europäischen gesetzlichen und behördlichen Bestimmungen (insbesondere auch, aber nicht nur, des Lebensmittel- und des Bedarfsgegenstände-rechts), dem neuesten Stand der Technik sowie den von uns übergebenen Spezifikationen, der vereinbarten Beschaffenheit und den Angaben in der Bestellung sowie der Konformitätserklärung entspricht und dass die Ware für den vereinbarten oder sich aus der Art der Ware ergebenden vorgesehenen Gebrauch geeignet ist und keine verbotenen oder unbewerteten Stoffe enthält. Hinsichtlich Verpackungsware für Lebensmittel und/oder Spielzeug, garantiert der Lieferant, dass die Ware für den Kontakt mit Lebensmitteln bzw. mit Spielzeug geeignet ist und dass ein solcher Kontakt keine negativen Auswirkungen auf das Lebensmittel bzw. Spielzeug hat. Ist die gelieferte Ware/Leistung von uns oder unseren Abnehmern für den Lieferanten erkenn-bar für eine Verwendung in Ländern außerhalb der Europäischen Union vorgesehen, so übernimmt der Lieferant die Garantien gemäß dieser Ziffer 11 auch für solche Länder, die nach dem Vertrag für ihn als Abnehmer erkennbar gewesen sind. Der Lieferant garantiert außerdem, dass die Ware ord-nungsgemäß gekennzeichnet ist und er bei der Herstellung der Ware sämtliche technischen Vorschriften (insbesondere DIN und VDE-Bestimmungen) sowie Unfallverhütungs-, Brandschutz und ähnliche Vorschriften einhält. Die Ware muss frei von Rechten Dritter sein und darf nicht gegen gewerbliche Schutzrechte verstoßen.

11.2. Die gesetzlichen Gewährleistungsrechte stehen uns ungekürzt zu. Die Verjährungsfrist beträgt jedoch 36 Monate, gerechnet ab Ablieferung der Sache. Wird die Ware zum Weiterverkauf oder zur Verwendung bei der Herstellung von Produkten beschafft, beginnt die Frist mit dem Zeitpunkt, zu dem die Gewährleistungsfrist für das mit der gelieferten Ware ausgestattete Produkt anläuft, spätestens jedoch 6 Monate nach Lieferung der Ware an uns.

12. Eigentumsvorbehalt

Ein Eigentumsvorbehalt des Lieferanten an der Ware ist ausgeschlossen. Der Lieferant garantiert außerdem, dass die gelieferte Ware frei von Eigen-tumsrechten Dritter ist.

13. Mängelrügen

Wir sind verpflichtet, die Ware innerhalb angemessener Frist auf etwaige Qualitäts- oder Quantitätsabweichungen zu untersuchen. Eine Rüge ist rechtzeitig, sofern sie innerhalb von 12 Werktagen, gerechnet ab Ablieferung der Sache, oder bei versteckten Mängeln innerhalb von 8 Werktagen, gerechnet ab Entdeckung, beim Lieferanten eingeht. Durch Abnahme oder Billigung von vorgelegten Mustern oder Proben verzichten wir nicht auf Gewährleistungsansprüche. Die gesetzlichen Mängelansprüche stehen uns ungekürzt zu; in jedem Fall sind wir berechtigt, vom Lieferanten nach unserer Wahl Mangelbeseitigung oder Lieferung einer neuen Sache zu verlangen. Das Recht auf Schadensersatz, insbesondere das auf Schadensersatz statt der Leistung, bleibt ausdrücklich vorbehalten. Wir sind berechtigt, auf Kosten der Lieferanten die Mangelbeseitigung selbst vorzunehmen, wenn Gefahr in Verzug oder eine besondere Eilbedürftigkeit besteht. Mit dem Zugang unserer schriftlichen Mängelanzeige beim Lieferanten ist die Verjährung von Gewährleistungsansprüchen gehemmt, bis der Lieferant unsere Ansprüche ablehnt oder den Mangel für beseitigt erklärt oder sonst die Fortsetzung von Verhandlungen über unsere Ansprüche verweigert. Bei Ersatzlieferung und Mängelbeseitigung beginnt die Gewährleistungsfrist für ersetzte und nachgebesserte Teile erneut, es sei denn, wir mussten nach dem Verhalten des Lieferanten davon ausgehen, dass dieser sich nicht zu der Maßnahme verpflichtet sah, sondern die Ersatzlieferung oder Mängelbeseitigung nur aus Kulanzgründen oder ähnlichen Gründen vornahm.

14. Reach, Gefahrstoffe

14.1. Der Lieferant garantiert und steht dafür ein, dass seine Leistung/die von ihm gelieferte Ware der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH-Verordnung) in ihrer jeweils gültigen Fassung entspricht. Er stellt uns den Bestimmungen der REACH-Verordnung entsprechende Sicherheitsdatenblätter mit dem entsprechenden Verwendungszweck bzw. den erforderlichen Informationen zur Verfügung.

14.2. Über sämtliche Veränderungen an der Ware und den Inhaltsstoffen wird der Lieferant uns umgehend und unter Aushändigung eines Datenblattes qualifiziert informieren.

14.3. Für Materialien und Gegenstände, von denen Gefahren für Menschen, Umwelt oder Sachen ausgehen können, und die deshalb eine Sonderbehandlung in Bezug auf Verpackung, Transport, Lagerung, Umgang oder Abfallentsorgung erfahren müssen, übergibt der Lieferant uns mit dem Angebot, spätestens jedoch vor der Versendung, ein vollständig ausgefülltes Sicherheitsdatenblatt nach § 14 der Gefahrstoffverordnung und ein zutreffendes Unfallmerkblatt (Transport).

15. Produkthaftung

15.1. Der Lieferant ist für alle von Dritten wegen Personen- oder Sachschäden geltend gemachten Ansprüche verantwortlich, die auf ein von ihm geliefertes fehlerhaftes Produkt zurückzuführen sind, und ist verpflichtet, uns von der hieraus resultierenden Haftung freizustellen. Sind wir verpflichtet, wegen eines Fehlers eines vom Lieferanten gelieferten Produktes eine Rückrufaktion gegenüber Dritten durchzuführen, trägt der Lieferant sämtliche mit der Rückrufaktion verbundenen Kosten.

15.2. Der Lieferant ist verpflichtet, auf eigene Kosten eine Produkthaftpflichtversicherung mit einer angemessenen Deckungssumme zu unterhalten, die, soweit nicht im Einzelfall etwas anderes vereinbart wird, nicht das Rückrufrisiko oder Straf- oder ähnliche Schäden abzudecken braucht. Der Lieferant wird uns auf Verlangen jederzeit eine Kopie der Haftpflichtpolice zusenden.

16. Schutzrechte

16.1. Der Lieferant steht nach Maßgabe des Absatzes 2 dafür ein, dass durch von ihm gelieferte Produkte keine Schutzrechte Dritter in Ländern der Europä-ischen Union oder anderen Ländern, in denen er die Produkte herstellt oder herstellen lässt, verletzt werden.

16.2. Der Lieferant ist verpflichtet, uns von allen Ansprüchen freizustellen, die Dritte gegen uns wegen der in Absatz 1 genannten Verletzung von gewerbli-chen Schutzrechten erheben, und uns alle notwendigen Aufwendungen im Zusammenhang mit dieser Inanspruchnahme zu erstatten. Dieser Anspruch besteht unabhängig von einem Verschulden des Lieferanten.

16.3. Unsere weitergehenden gesetzlichen Ansprüche wegen Rechtsmängeln der an uns gelieferten Produkte bleiben unberührt.

17. Ersatzteile

17.1. Der Lieferant ist verpflichtet, Ersatzteile zu den an uns gelieferten Produkten für einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten nach der Lieferung vorzuhalten.

17.2. Beabsichtigt der Lieferant, die Produktion von Ersatzteilen für die an uns gelieferten Produkte einzustellen, wird er uns dies unverzüglich nach der Entscheidung über die Einstellung mitteilen. Diese Entscheidung muss – vorbehaltlich des Absatzes 1 – mindestens 6 Monate vor der Einstellung der Produktion liegen.

18. Geheimhaltung

18.1. Der Lieferant ist verpflichtet, die Bedingungen der Bestellung sowie sämtliche ihm für diesen Zweck zur Verfügung gestellten Informationen und Un-terlagen (mit Ausnahme von öffentlich zugänglichen Informationen) für einen Zeitraum von 5 Jahren nach Vertragsschluss geheim zu halten und nur zur Ausführung der Bestellung zu verwenden. Er wird sie nach Erledigung von Anfragen oder nach Abwicklung von Bestellungen auf Verlangen umgehend an uns zurückgeben.

18.2. Ohne unsere vorherige schriftliche Zustimmung darf der Lieferant in Werbematerial, Broschüren, etc. nicht auf die Geschäftsverbindung hinweisen und für uns gefertigte Liefergegenstände nicht ausstellen.

18.3. Der Lieferant wird seine Unterlieferanten entsprechend dieser Ziffer 18 verpflichten.

19. Werkzeuge, Zeichnungen, Unterlagen 

19.1. Dem Lieferanten übergebene Werkzeuge, Zeichnungen, Muster oder andere Unterlagen bleiben unser Eigentum und dürfen Dritten nur mit unserer ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung zugänglich gemacht werden. Ohne diese Zustimmung dürfen die Gegenstände auch nicht für die eigenen Zwecke des Lieferanten oder Zwecke Dritter verwendet werden. Die überlassenen Gegenstände sind nach Ausführung des Auftrages oder auf unser Verlangen hin unverzüglich an uns zu übersenden, die Kosten trägt der Lieferant.

19.2. Gegenüber dem Herausgabeverlangen kann der Lieferant sich nicht auf ein Zurückbehaltungsrecht berufen.

20. Abtretung

Der Lieferant darf Rechte aus diesem Vertrag auf Dritte nur mit unserer schriftlichen Zustimmung übertragen. Dies gilt nicht für Geldforderungen.

21. Schlussbestimmungen

21.1. Erfüllungsort für die Leistungen des Lieferanten ist das in der Bestellung angegebene Lieferwerk.

21.2. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, 87600 Kaufbeuren.

21.3. Auf diesen Vertrag ist ausschließlich deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) anzuwenden.

21.4. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen aus rechtlichen Gründen unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Unwirksame Bestimmungen werden einvernehmlich durch wirksame Bestimmungen ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmungen möglichst nahekommen.

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